„Verum óhrædd og þorin og prófum okkur áfram“

Í bókinni segir frá rannsóknum dr. Pang á fjölda fyrirtækja og stofnana um allan heim sem hafa stytt vinnutíma starfsfólks, með ólíkum leiðum. Niðurstaða þessara rannsókna er að þar sem vel hefur tekist til, getur breytingin leyst úr læðingi ótrúlegustu krafta innan vinnustaða. „En ekkert af þessu er meitlað í stein og það er engin ein lausn sem hentar öllum vinnustöðum,“ segir Sara Lind.

Að ögra hefðbundinni nálgun

Margir sem hafa reynslu af því að stytta vinnuvikuna tala fyrir því að til þess að breytingin skili sér með góðum árangri, þurfi að endurskoða alla ferla og hugsa mjög margt alveg upp á nýtt. Með þessari gagngerri endurskoðun, sé helst hægt að tryggja góðan árangur.

Í bókinni Styttri talar dr. Pang mikið um mikilvægi „hönnunarhugsunar.“

En er hönnunarhugsun bara útfærsla á því hvernig endurskoðun fer fram, til dæmis á verkferlum, eða þýðir hún eitthvað annað og meira?

Hönnunarhugsun kennir okkur að spyrja spurninga sem ögra hefðbundinni nálgun á hlutina og horfa af athygli á það sem við alla jafna tökum sem sjálfsögðum hlut,“ 

segir Sara Lind og skýrir út að hugmyndin sé sú að endurhönnunin fletti ofan af duldum forsendum fyrir því hvernig við vinnum, leggja út í tilraunir og skapa frumgerðir sem aðstoða okkur við að auka afköst, þróa áfram og endurbæta vinnulagið.

Ekki síst með það fyrir augum að gera vinnudagana að endingu ánægjulegri fyrir starfsfólk.

Þannig segir Sara hönnunarhugsun geta hjálpað okkur til að ramma inn stóru spurningunum og kafa ofan í hugmyndafræðina um það í hverju stytting vinnuvikunnar í raun og veru felst og hvernig hægt er að takast á við áskoranir með heildstæðum hætti.

„Okkur hættir til að líta á áskoranirnar sem tengjast styttingunni sem aðskilin mál en ferlið að baki hönnunarhugsun leiðir okkur áfram og varpar sýn á það hvað það er sem fær vinnustaði til þess að hefja þann leiðangur að stytta vinnuvikuna,“ segir Sara Lind og bætir við: „Hvernig stytting vinnuvikunnar getur bætt rekstur fyrirtækja og á sama tíma hvatt leiðtoga og starfsfólk til þess að þróa með sér nýja hæfni, bætt áherslur og samstarf, gert vinnuna sjálfbærari og bætt jafnvægið milli vinnu og einkalífs.“

Til viðbótar geti styttri vinnuvika haft jákvæð áhrif á umhverfið, dregið úr umferðaþunga og aukið heilbrigði fólks.

Endurskipulagningin þarf að vera raunveruleg

Að sögn Söru Lindar er athyglisvert að sjá í bók dr. Pang hvernig rauði þráðurinn í styttingu vinnuvikunnar virðist alls staðar vera sá sami. 

Skiptir þá engu hvar í heiminum vinnustaðirnir eru eða hversu ólíkir menningarheimar eru til samanburðar.

Í meginatriðum sé áherslan alltaf á mikilvægi raunverulegrar endurskipulagningar. 

Í kjölfarið getur niðurstaðan á því hvernig endurskipulagning á vinnudeginum eða starfsháttum er háttað, síðan verið ólík.

„Markmið þessara fyrirtækja með styttingu vinnuvikunnar, alveg sama hvar í heiminum þau eru, er að finna gagnkvæman ávinning starfsfólks og launagreiðenda, deila ábatanum af aukinni skilvirkni og meiri afköstum í vinnu, og færa fólki meiri tíma fyrir virka hvíld, endurheimt og betra jafnvægi í leik og starfi,“ segir Sara Lind.

Raunverulegt dæmi

Sjálf hefur Sara Lind farið í gegnum það ferli að stytta vinnuviku á vinnustað en það er hjá Ríkiskaupum.

„Það hefur sannarlega verið lærdómsríkt að prófa á eigin skinni hvernig sé best að innleiða styttingu vinnuvikunnar og ferlið er enn í gangi enda er stytting vinnuvikunnar í mínum huga umbótaverkefni sem tekur aldrei enda,“ segir Sara Lind.

Í tilviki Ríkiskaupa hófst verkefnið í janúar með þriggja mánaða tilraunatímabili. Á því tímabili var tekin meðvituð ákvörðun um að flæðið væri nokkuð frjálst.

Þetta þýddi að hver og einn starfsmaður hafði svigrúm til að skoða sitt eigið skipulag og finna út úr því sjálfur hvaða breytingu þyrfti að gera, til að geta stytt vinnuvikuna.

Starfsfólk fékk einnig val um að eina af þremur leiðum að styttingunni, stytta hvern dag, upphaf eða lok hverrar viku um fjóra tíma eða taka heilan dag á hverju tíu daga tímabili,“ 

segir Sara Lind.

Margar góðar hugmyndir komu fram á þessum tíma, sem nýttust líka starfshópnum sem heild. 

Til dæmis voru reglulegir innanhúsfundir styttir, aðhald með fundardagskrá aukið og ákveðnir þættir í starfseminni endurskoðaðir með hliðsjón af nýjum tæknilausnum.

Mælingar voru síðan þríhliða:

• Áhrifin á starfsfólk, innan sem utan vinnu og þróun starfsánægju og vellíðunnar
• Árangur og álag í starfi og jafnvægi milli vinnu og einkalífs
• Áhrif styttri vinnuviku á viðskiptavini og þjónustu Ríkiskaupa

Að sögn Söru Lindar breyttist hefur margt breyst hjá Ríkiskaupum frá því að vegferðin hófst.

Sem dæmi nefnir hún það ferli sem áður gilti vegna útboða ræstinga. Tilboðsgjafar þurftu þá að heimsækja stofnanir sem bjóða átti í, framkvæma matið með skoðun og gefa síðan tilboð.

Í dag eru vettvangsskoðanir sem þessar stafrænar.

„Hugmyndin kom frá starfsmanni sem sinnir mörgum svona verkefnum og sá þarna tækifæri til að hugsa verkefnið upp á nýtt og nota tæknina,“ segir Sara Lind.

Góðu ráðin

Að sögn Söru Lindar er annað tilraunatímabil framundan hjá Ríkiskaupum. Þar er ætlunin að prófa fleiri aðgerðir til að auka á skilvirkni og árangur í starfi en markmiðið með þeim aðgerðum er að mynda betra svigrúm fyrir starfsfólk í styttri vinnuviku.

„Til dæmis með því að skipta upp vinnudeginum okkar eftir álagsverkefnum og setja skýrari mörk gagnvart áreiti,“ segir Sara Lind.

En eftir að hafa þýtt bók dr. Pang og farið í gegnum innleiðingarferli styttri vinnuviku sjálf, hvaða ráð myndi hún gefa öðrum?

„Þetta er samvinnuverkefni stjórnenda og starfsfólks og mikilvægt að allir séu þátttakendur, enda eru það þeir sem vinna verkin sem hafa oftast besta yfirsýn yfir það hvaða breytingar er hægt að gera og hvaða úrbætur og tækifæri eru fyrir hendi,“ segir Sara Lind.

Þá leggur hún mikla áherslu á mælingar og að áfram sé stuðst við þá lykilmælikvarða sem vinnustaðir eru að vinna með hverju sinni. 

Án þessara mælinga sé í raun erfitt að leggja mat á árangurinn og í þessum efnum sé alls ekki nóg að byggja bara á huglægu mati.

Svo er bara að prófa sig áfram. Verum óhrædd og þorin og prófum okkur áfram, leggjum mat á reynsluna og notum lærdóminn til þess að bæta aðferðirnar og finnum bestu lausnirnar í sameiningu,“ 

segir Sara Lind.