Jákvætt hvað Íslendingar eru gjarnir að segja „leiðréttu mig ef ég fer rangt með“

Í vetur verður Candace með ýmiss námskeið á vegum Endurmenntunar Háskóla Íslands, en Candace er þekktur fyrirlesari, kennari og ráðgjafi frá Bandaríkjunum.

Candace hefur starfað fyrir alþjóðleg fyrirtæki eins og Google, Toyota, Johnson & Johnson og kennir við virta háskóla eins og Harvard Business School, Harvard Kennedy School of Government og Georgetown Law School.

Sérsvið Candace eru góð samskipti.

„Og það sem virðist vera alþjóðlegt og óháð aldri, kyni, bakgrunni og svo framvegis er að alls staðar vill fólk að samskiptin séu einlæg og sönn,“ segir Candace.

Í Atvinnulífinu í gær og í dag er fjallað um lykilatriði í starfsmannahaldi og því að halda í gott starfsfólk og hvetja það til dáða.

Það þarf að vera innistæða

Þegar fyrir lág að sambýlismaður Candace kæmi til Íslands til að vinna hér um tíma, ákvað Candace að slá til, koma með til Íslands og vinna að nýjum og spennandi verkefnum á sínu sviði.

Frá og með október verður Candace með vinnustofur og námskeið í EHÍ sem öll fara inn á góð samskipti með einhverjum hætti. Til dæmis í ráðningum á fólki, hvernig á að segja frá sjálfum sér þannig að það veki áhuga eða hvernig á að tækla erfið samtöl.

Þegar kemur að umræðunni um það hvernig fyrirtæki eru að vinna í því að halda í gott starfsfólk og hvetja það til dáða, segir Candace:

„Þessi stóru fyrirtæki eins og Google hafa varið gífurlega miklum peningum í alls kyns rannsóknir. Við erum að tala um milljónir dollara. Þar sem viðfangsefnið er hvernig fyrirtækið getur aukið á framlegð starfsfólks, eflt teymisvinnu og góð samskipti, vinskap á milli starfsfólks, að ná til fólks í fjarvinnu og svo framvegis. Í niðurstöðum þessara rannsókna hef ég tekið eftir því að tvö mjög svipuð atriði virðast alltaf skipta fólki mestu máli,“ segir Candace og bætir við:

Annars vegar sálfræðilegt öryggi en það sem það felur í sér að fólk upplifi vinnustaðinn þannig að því sé óhætt að segja hvað því finnst eða hvað því liggur á hjarta, líði almennt vel hvað varðar þessi samskipti. 

Hvort sem þú ert að tala við yfirmanninn þinn eða að biðja um aðstoð. 

Hitt atriðið er að þér finnist þú skipta máli í heildinni og sért virkur þátttakandi. Það kemur líka inn á samskipti því að ef við teljum okkur örugg í samskipum, erum við líklegri til að vera virkir þátttakendur í vinnunni okkar og á vinnustaðnum.“

Candace segist sammála þeim niðurstöðum Gallup sem Atvinnulífið birti í gær, að hrós í vinnunni skipti miklu máli.

„Hrós eru liður í góðum og gagnvirkum samskiptum. En þau þurfa líka að vera einlæg og það sem stjórnendur þurfa að átta sig betur á er að það er jafn mikilvægt að geta skýrt út hrós, eins og að veita jákvæða endurgjöf á leiðbeinandi hátt um það sem betur má fara.“

Og Candace nefnir dæmi.

„Systir mín var að vinna hjá fyrirtæki þar sem vinnudagarnir voru ofboðslega langir og enduðu oftar en ekki í að vera 90 klukkustunda vinnuvikur. Þegar hún fékk niðurstöður úr frammistöðumati sá hún að hún var í næstefsta flokki sem virkilega duglegur starfsmaður. Hana langaði samt að fá að vita hvað hún gæti gert til að komast í efsta flokkinn og teljast framúrskarandi.“

Systirin ákvað því að spyrja yfirmanninn en þá var fátt um svör.

„Það sem hann sagði við hana og endurtók nokkrum sinnum var að hún ætti bara að halda áfram að gera það sem hún væri að gera, það væri frábært. En hún var að spyrja um hvað hún gæti gert til þess að bæta sig enn meir. Því gat viðkomandi ekki svarað.“

Ekki löngu síðar ákvað systir hennar að færa sig um set í starfi.

„Því að henni fannst það niðurdrepandi að vera að vinna svona rosalega mikið alla daga, en síðan væri ekki einu sinni hægt að útskýra fyrir henni hvað væri vel gert og hvað hún gæti bætt, öðruvísi en bara haltu áfram að gera það sem þú ert vön!“

Það skiptir máli hvernig við segjum hlutina

Candace segir að til þess að byggja upp jákvæða og hvetjandi vinnustaðamenningu, séu góð samskipti alltaf lykilatriði. 

Í rannsóknum séu spurningar og svör oft túlkuð með öðrum orðum, en í grunninn snúist þau flest um það sama: Að fólki líði vel með að geta tjáð sig og að samskiptin séu traust og áræðanleg.

„Vinnustaðir eru flestir að leita af því sama. Hvernig hægt er að byggja upp helgun og framleiðni starfsfólks. Það skiptir ekki máli hvort maður er að vinna fyrir sjúkrahús þar sem meginviðfangsefnið er hvernig hægt er að tryggja að læknar þvo sér alltaf vel um hendurnar eða tryggingafyrirtæki sem eru sífellt að reyna að fækka slysum. Þegar kemur að starfsfólkinu snúast hlutirnir ekki endilega um verklagið sjálft, heldur samskiptin og hvernig hlutirnir eru sagðir.“

Og Candace tekur dæmi.

„Eitt sinn sat ég á málþingi og þá er kona sem bendir mér á að ég sé hávær því að ég tali hátt. Hún segir þetta við mig sem staðhæfingu, eins og hún væri fullviss um að almennt lægi mér hátt rómurinn. Ég tók hins vegar ekki mark á þessari ábendingu fyrr en eftir málþingið þegar önnur kona, sem sat nokkuð langt frá mér, segist hafa heyrt í mér tala á meðan málþinginu stóð. Munurinn þarna á milli var að önnur sagði mig vera háværa konu sem staðreynd, á meðan hin benti mér á þá staðreynd að það hefði heyrst í mér í nokkurri fjarlægð. “

Candace segir þetta dæmi sem stjórnendur geti til dæmis tekið til sín. Það skipti alltaf máli hvernig hlutirnir séu orðaðir við starfsfólk.

Það sama gildir um að hrós eigi sér innistæðu því ef starfsfólk áttar sig á því að yfirmenn eru að hrósa þeim án þess að meina þau hrós af einlægni, þá missa þau trúverðugleika sinn. 

Þetta þýðir að ef yfirmaður er síðan seinna að leiðbeina viðkomandi og vill að viðkomandi bæti úr einhverju, verða þau orð líka marklaus. 

Starfsmaðurinn hefur lært að það er ekki alltaf innistæða fyrir því sem yfirmaðurinn er að segja.“

Annað sem Candace segir mikilvægt að stjórnendur hafi í huga, er að aðskilja staðreyndir við sínar eigin persónulegu skoðanir eða upplifun.

„Segjum sem svo að einhver segi við annan einstakling: Þú þarft að efla þig sem góður liðsmaður og sýna meira frumkvæði í því. Hér er betra að orða hlutina með því að nefna staðreyndir en ekki eitthvað sem vísar til þinna eigin tilfinninga. Til dæmis að segja frekar: Ég tók eftir því í síðustu kynningunum þínum að þú nefndir aldrei samstarfsfólkið sem þú starfar með…. og mæla síðan með að viðkomandi geri það.“

Þannig skipti máli að stjórnendur og starfsfólk almennt, hagi orðavalinu þannig að það tali frekar út frá einhverju sem telst til raunverulegra staðreynda en ekki því sem endurspeglar tilfinningar og persónulegar skoðanir.

Íslendingar opnir fyrir samtalið

Þótt Candace sérhæfi sig í góðum samskiptum og ráðgjöf og kennslu segist hún hafa lært það af störfum sínum síðustu árin, að umræðuefnið nær oftast til fólks í mun víðari skilningi heldur en aðeins tengt vinnustaðnum og samstarfsfólki.

„Eitt af því sem mér finnst svo gefandi í starfinu mínu að oft þegar ég er búin að vera með fyrirlestra eða námskeið á vinnustöðum, þá kemur fólk upp til mín og segir hluti eins og: Samskiptin mín við son minn hafa ekki verið góð síðustu árin, ég er að spá í að hringja í hann strax í dag. Eða samskiptin mín við makann minn eru ekki í góðum farvegi, ég ætla heim og reyna að bæta úr því strax í dag. Því jú, auðvitað byggir svo margt í lífinu okkar á því að samskiptin okkar séu góð.“

Þótt Candace sé ekki búin að dvelja lengi á Íslandi, segist hún nú þegar hafa tekið eftir nokkrum einkennandi atriðum sem hún telur vera svolítið sér-íslensk.

Ég hef tekið eftir því að oft þegar fólk er að tala, til dæmis með ræður eða kynningar, þá segir fólk setningar eins og „Ég vona að ég sé að fara rétt með, þið leiðréttið mig bara ef svo er ekki,“ eða „Ef ég man rétt, þá var þetta svona en þið leiðréttið mig bara ef svo var ekki,“ segir Candace og bætir við:

„Þetta finnst mér jákvætt því það sem Íslendingar gera í samskiptum með þessu er að sýna ákveðna hógværð og staðfesta að fólk er opið fyrir samtalinu. Fyrir vikið er annað fólk óhræddari við að hefja samtal við viðkomandi. Ég meira að segja heyrði forsetann ykkar segja eitthvað á þessa leið, sem þýddi að eftir ræðuhöldin var ég ófeimnari við að opna samtal við hann, sem ég og gerði!“

En er ekki eitthvað sem þú hefur tekið eftir hjá okkur, sem við mættum kannski bæta úr?

Það er kannski helst að verða ekki svo kurteis að þið segið jákvæða hluti sem þið meinið í raun ekki. 

Sem dæmi má nefna að fyrir stuttu var ég að fylgjast með konu sem hélt fyrirlestur fyrir fullum sal af fólki og satt best að segja, var hún ekki nógu góð. Fyrir vikið voru fáir að hlusta og sáust því vinna í tölvunni sinni eða vafra í símanum. 

Þegar opnað var fyrir fyrirspurnir úr sal, byrjaði fólk samt á því að hrósa henni í hástert, segja að erindið hennar hefði verið frábært og bar síðan upp spurninguna. 

Hérna er ábendingin sú að segja ekki neitt sem er umfram það sem er satt og rétt. Því um það snúast einlæg og sönn samskipti.“